自办团组报文材料：
1、公函（原件2份，有文号的正式文件，请说明具体出访任务、出访地区、出访人员姓名、单位、职务、出访时间、在境外停留天数、费用承担情况、是否列入本年度出访计划、出访团组信息公示情况）。并附出访人员名单（姓名、性别、出生日期、工作单位、职务、对外身份）。
2、邀请函
3、在外详细日程安排
4、如费用自理请附费用明细（盖本单位财务章）。
5、如系出国（境）培训，请附国家外专局出国（境）培训审批件
6、因公出国（境）人员审批表
7、户籍在外地的，请提供组团单位或报文单位的担保函，国企人员和聘用人员另需提供用人单位聘用劳动合同
8、因公临时出国（境）人员备案表
9、注：因公临时赴港澳的团组无需在网上申报管理系统申报。
参加国家部委团组报文材料：
1、公函（原件2份，有文号的正式文件， 请说明具体出访任务、出访国地区、出访人员姓名、单位、职务、出访时间、在外停留天数、费用承担情况、是否列入本年度出访计划、出访团组信息公示情况），并附出访人员名单（姓名、性别、出生日期、工作单位、职务、对外身份）
2、双跨团组征求意见函（商请函））原件及复印件各1份
3、因公赴港澳任务通知书原件及复印件各1份
4、赴港澳任务批件
5、在外详细日程安排
6、如费用自理请附费用明细（盖本单位财务章）。
7、因公出国（境）人员审批表
8、户籍在外地的，请提供组团单位或报文单位的担保函，国企人员和聘用人员另需提供用人单位聘用劳动合同
9、如系出国（境）培训，请附国家外专局出国（境）培训审批件